Tre måneder med TWI hos Post Danmark giver tilfredse slutkunder og højere kvalitet

Skal du være bedre til dit arbejde ved produktionsbåndet, så spørger du vel bare en tilfældig sidemand? Training Within Industry (TWI), er det manglende link til Lean, som gør op med den klassiske og oftest uholdbare sidemandsoplæring, eller troen på at man blot kan sende en mail, med den nye standard - og derefter håber på, at medarbejderne læser og efterlever den. 

Skrevet af Henrik Nordstrøm Mortensen, freelance hos P360
Udgivet i: Effektivitet.dk
Dato: 2014
Link til artikel

Post Danmark er en af de virksomheder, der arbejder med TWI Job Instruktion (JI). Det foregår i enheden Pakkeproduktion i hhv. Fredericia og Brøndby, hvor man er ved at implementere TWI JI. Her indførte man tilbage i september TWI JI-træningsmetoden for oplæring i det at sortere pakker korrekt og i at fylde en pakkecontainer helt op – med så få huller som muligt. Og allerede nu har Post Danmark hævet sin fyldningsgrad ganske markant i pilotområdet. De interne TWI-konsulenter i Pakkeproduktion, herunder Karen Stenholt, har trænet lederne og jobtrænerne i at bruge TWI JI-metoden. Disse ledere og jobtrænere har netop afsluttet træningen af medarbejderne i pilotområdet.

»Vi har hævet fyldningsgraden i vores pakkecontainere med mere end 10 procent i pilotområdet. Det er lig med færre pakkecontainere, som dermed er lig med besparelser på transporten og en styrket sorteringskvalitet,« siger Karen Stenholt.

Denne artikel er den anden ud af tre artikler om Post Danmarks implementering af TWI her på p360.dk i samarbejde med Effektivitet.dk. Du læser den første historie gennem dette link. I artiklerne følger vi virksomhedens implementering af TWI fra forberedelse, pilotprojekt og fastholdelse af TWI JI i den daglige drift.

Fælleskabet forbedrer kundeoplevelsen

Dermed har virksomheden ifølge den interne TWI-konsulent styrket konkurrenceevnen ved at bruge TWI-træningen. Det skyldes, at virksomheden er startet i små etaper:

»Vi har koncentreret vores TWI-indsats i et pilotområde, for at kunne følge resultaterne i de specifikke processor nøje og derved kunne bevise effekten af TWI. Vi vil klart anbefale andre, der vil i gang med at træne med TWI JI, også at starte i pilotområder. Vores samarbejdspartnere i det øvrige Post Danmark fortæller, at de oplever en positiv udvikling i fyldningen af pakkecontainerne. Det gør dermed også arbejdet nemmere for dem. Og vi forbedrer samtidig i fællesskab kvaliteten til kunderne yderligere,« fortæller Karen Stenholt.

Karen Stenholt har som en af de interne TWI-konsulenter været med til at coache jobtrænere i at bruge TWI JI. Pilotprojektet omfatter lige nu 100 ansatte i både Fredericia og Brøndby. Virksomheden går nu fra træning i to pilotteams i hvert center til udvidelse med flere teams. Tre måneder efter start i de to pilotteams udvidede Post Danmark med yderligere to teams i hvert center. I alt er det planen, at ca. 500 ansatte i Pakkeproduktion skal trænes efter TWI JI-træningsmetoden.

»Vi har trænet i pilotområderne og set resultaterne. Det har givet værdi at arbejde efter TWI JI-metoden og 7-trins implementeringsmodellen. Vi glæder os nu til at arbejde videre med TWI JI i nye områder med flere jobtrænere samt planlægge opstarten af TWI Job Relationer,« fortæller Karen Stenholt.   

Besvarer spørgsmålet: hvorfor

En af de største forcer ved TWI JI i en produktionssammenhæng er, at den enkelte medarbejder i højere grad end tidligere får svar på, hvorfor lige netop hans eller hendes job er guld værd for virksomheden. Karen Stenholt følger op:

»Vi kan se på de enkelte medarbejdere, som er blevet trænet efter TWI JI-træningsmetoden, at de yder bedre, har mere fokus på deres egen og kollegernes sikkerhed og følger standarderne. Og samtidig er de blevet mere samvittighedsfulde i deres arbejde, fordi de nu ved, hvorfor opgaven og deres indsats er vigtig både for kunden og virksomheden. Det betyder, at TWI er med til at skabe en god udvikling i vores adfærd og arbejdskultur,« fortæller hun.

John Vellema er grundlægger af firmaet business through people, der er officiel samarbejdspartner med TWI-instituttet i New York i USA. Han underviser ledere, jobtrænere og interne konsulenter i at kunne mestre redskaberne i TWI og sikre en god implementering heraf. Han er enig i det løft, som TWI kan give i form af øget sikkerhed, kvalitet og produktivitet gennem ledernes, jobtrænernes og derefter medarbejdernes fokus på at løfte kompetencer og motivation. 

»TWI JI handler om at udvikle og vedligeholde de faglige kompetencer hos både ledere, jobtrænere og medarbejdere. Vi lærer i TWI JI-kurset, at 'har medarbejderen ikke lært, har træneren ikke trænet',« siger John Vellema og uddyber:

»Og det er ud fra dette mantra, at vi træner lederne og jobtrænerne i at kunne træne medarbejderne i at udføre deres job korrekt, sikkert og samvittighedsfuldt. For at både ledere, interne konsulenter og jobtrænerne skal kunne forankre TWI i kulturen, skal de have opbakning, tiden og værktøjerne til at kunne påvirke organisationen,« siger John Vellema.

Han henviser til en amerikansk SHINGO-analyse, der viser, at 85 procent af alle Lean-projekter fejler. Derfor er Post Danmarks gode effekter efter tre måneder ret unikke. Det skyldes, at Post Danmark har lagt en stor indsats i hele forberedelsesprocessen. Det vigtige er nu at fastholde fokus i den videre udrulning og overgangen til daglig drift. Tilbage hos Karen Stenholt lyder det:

» Når vi følger TWI JI-strukturen, er der stor fokus på ”hvorfor”, vi udfører opgaven efter standarden. Desuden skal TWI JI i høj grad også bidrage til, at vi får indsamlet og bearbejdet de gode forbedringsforslag, der er blandt medarbejderne. Det er vigtigt, hvis et standardiseret læringsforløb skal give mening og forankres, så ”det tavse guld” kommer op af lommerne«.

Kræver gentagelse og tålmodighed

Systemet bagved TWI JI vedligeholdes hos Post Danmark ved, at lederen proceskonfirmerer medarbejderne tre gange over to måneder i opstarten og herefter forventelig kvartalsvis. Dette giver samtidig lederen en unik mulighed for at snakke specifikt om arbejdsprocesserne med den enkelte medarbejder og ikke mindst anerkende det gode arbejde, medarbejderne udfører.

Ifølge Karen Stenholt er en af de største udfordringer ved at arbejde med TWI JI, at medarbejderne i starten godt kan se metoden som udtryk for, at de ikke er oplært godt nok. Det har dog vist sig, at mange af de erfarne medarbejdere efter træningen er blevet motiveret og er kommet med nogle gode forbedringsforslag. Og desuden er mange medarbejdere meget tilfredse med, at alle nu lærer opgaven på en ens måde i modsætning til den tidligere sidemandsoplæring.

Derfor drejer det sig om tidligt i processen at forklare tydeligt hvorfor, det er til gavn for alle, at man arbejder efter jobstandarder. Det højner nemlig sikkerheden og kvaliteten – og reducerer dermed omkostningerne.

»Det handler om at have tålmodighed i forberedelsesfasen såvel som fremadrettet. Vores erfaring er, at jo bedre forberedelse, desto bedre tager organisationen imod forandringerne. For man omstiller ikke bare flere hundrede menneskers måde at arbejde på fra den ene dag til den anden. Igen er det vigtigt at svare på spørgsmålet: ”Hvorfor gør vi det her?”,« fortæller Karen Stenholt.

John Vellema slutter af:

»Mange finder frem til TWI JI-programmerne efter at have arbejdet med Lean gennem længere tid. Primært fordi at deres forbedringsindsats ikke blevet fastholdt. Med TWI sender man ikke bare en email rundt i organisationen med nye standarder. Her bruger man den professionelle træning til at forankre processen. Jeg glæder mig meget til at følge projektet, når det går fra pilotprojekt til videre udrulning og drift,« siger han.