Post Danmarks Pakkeproduktion finder missing link i deres LEAN-implementering

Skrevet af Poul Breil-Hansen, Redaktør, Erhvervsmagasinet SCM
Udgivet på P360.dk
Dato: 27.07.14
Link til artikel

Post Danmark Pakkeproduktion er en af frontløberne inden for lean i Danmark og har særligt siden 2009 sat turboen til. Men der har hele tiden været udfordringer med at efterleve standarder ude på produktionsgulvet. Det skal Training Within Industry (TWI) nu ændre på.


Jakob Manori er chef for POST DANMARK PAKKEPRODUKTION og deltog sidste sommer i den første konference i Europa om TWI. Da han vendte tilbage til sin organisation, var beskeden klar: Training Within Industry er det missing link, der kan få POST DANMARK PAKKEPRODUKTIONS lean-kæde til at hænge sammen hele vejen fra teori over tavler, value stream maps, standarder og andre værktøjer til reel praksis derude på produktionsgulvet på POST DANMARK PAKKEPRODUKTIONS to pakkesorteringscentre i Brøndby og Taulov.

”Vi har ligesom så mange andre organisationer måtte erkende, at vores standarder ikke blev efterlevet 100 procent. Vi var nået langt, men ikke langt nok, og det skabte i 2013 mange arbejdsskader. Produktivitet og leveringskvalitet, er på et meget højt niveau sammenlignet med andre europæiske pakkedistributionsselskaber, men kan blive endnu højere”, fortæller Karen Stenholt og Per Albrektsen fra Lean Office.

Sidemandsoplæring skaber varians

POST DANMARK PAKKEPRODUKTIONS pakkecentre oplevede fra tid til anden, at en sortere stoppede under driften blandt andet på grund af brugerfejl, og det forårsagede, at vi kom bagud med 2.000-3.000 pakker, inden sorteren kom op at køre igen. Den slags giver efterfølgende et øget pres resten af dagen for at kunne levere til modtageren til tiden. POST DANMARK PAKKEPRODUKTION har længe arbejdet grundigt med at udvikle, definere og dokumentere standarder, men det har haltet lidt med det sidste led, nemlig instruktionen eller træningen af standarden sammen med den enkelte medarbejder på produktionsgulvet. ”Her har vi arbejdet med sidemandsoplæring, det har langt hen ad vejen fungeret godt. Men det ligger i sagens natur, at sidemandsoplæring skaber standarder, der uundgåeligt vil variere en smule fra medarbejder til medarbejder, og så er det jo ikke længere en rigtig standard. Det er her, der sker varians i procesudførelsen, og det skaber mulighed for arbejdsskader og produktionsforstyrrelser”, fortæller Karen Stenholt.

Systematisk træning

TWI er mere systematisk end sidemandsoplæring. Sidemandsoplæring bliver nemt mere ustruktureret og ”lokal”, mens TWI med sin modulopbygning og værktøjsprægning, fungerer mere standardiseret og ”globalt”. TWI’s JI-modul (Job Instruktion) indeholder en standard for, hvordan man træner. Så undgår man for eksempel overtræning, som der kan være en tendens til i sidemandsoplæring. TWI rummer også systematisk opfølgning, hvilket sidemandsoplæring ikke fokuserer på.
”Vi forstår og lærer på mange forskellige måder, og det er vigtigt at have en god fornemmelse for ”elevens” læringsstil, når man som træner skal instruere. Det mest grundlæggende princip i TWI er, at vi forstår ”hvorfor”, vi gør, som vi gør, da det giver vores medarbejdere bedre forståelse for den værdi, de bidrager med i processen. Forstår vi ”hvorfor”, har vi et langt dybere engagement og forståelse for processen og arbejdet”, fortæller Per Albrektsen.

Tålmodig og langsigtet fremgangsmåde

POST DANMARK PAKKEPRODUKTION har valgt en tålmodig og langsigtet udrulning for TWI. ”Vi ønsker at gøre det rigtigt første gang, og derfor arbejder vi med først at skabe et solidt og stabilt fundament”, fortæller Karen Stenholt.
POST DANMARK PAKKEPRODUKTION har besøgt Lego, som har arbejdet med TWI i en del år. POST DANMARK PAKKEPRODUKTION har udarbejdet en kommunikationsplan, som informerer i dybden og detaljen til alle interessenter i alle faser af udrulningen. Målet er, at alle skal føle sig inddraget og velinformeret, så alle har en god fornemmelse for, hvorfor det er vigtigt, at POST DANMARK PAKKEPRODUKTION anvender TWI. I januar 2014 arrangerede POST DANMARK PAKKEPRODUKTIONS Lean Office en konference med 50 nøglepersoner, som blandt andet deltog i en to-timer lang live session, der i praksis demonstrerede TWI-konceptet. På konferencen blev der også brugt en del tid på at skitsere de bekymringer, der naturligt vil opstå ved indførelse af et nyt træningskoncept som TWI. Bekymringerne blev skrevet på tavlen og er noteret på en liste, som Lean Office tager med som en integreret del af arbejdet med at udrulle TWI. På konferencen var Novo Nordisk med for at holde et lille indlæg og herfra var der en stor anerkendelse af den proces POST DANMARK PAKKEPRODUKTION kører. Novo udtalte, at hvis de havde kørt samme proces, havde de kunne undgå nogle udfordringer undervejs i deres proces.

Stor interesse for at blive trænere

Det næste – og vigtige – skridt i TWI-udrulningen har været annoncering efter de første otte TWI-trænere blandt POST DANMARK PAKKEPRODUKTIONS medarbejdere.
”Der har været overvældende interesse for vores ”stillingsopslag”. Vi modtog 41 ansøgninger til de otte roller, og vi har i januar gennemført en grundig og omfattende udvælgelsesproces, hvor vi gennemgik interview og praktiske øvelser med hver enkelt ansøger for herigennem at spotte de menneskelige egenskaber, som vi søgte. Ansøgerne meldte meget positivt tilbage omkring den seriøse proces og følte sig godt behandlede, uagtet at de ikke blev valgt denne gang. De otte udvalgte jobtrænere bliver i øjeblikket trænet, så de er godt klædt på til at starte den egentlige træning af kollegaer i august 2014”, fortæller Karen Stenholt.

”Det er vigtigt for os at få startet rigtigt op. Vi bruger derfor meget krudt på at inddrage både ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og fagforeninger i arbejdet. Vi tager også ”bekymringslisten” alvorligt og afholder workshops, hvor vi arbejder målrettet med de forskellige interessenters bekymringer. Vi orienterer alle mellemledere løbende. Målet er, at vi i august 2014 skal have et solidt fundament for gradvist at brede TWI-træningsmetoden ud i vores organisation, så vi får en systematisk og effektiv oplæring af alle medarbejdere i vores standarder. Det skal gerne resultere i færre arbejdsskader og en endnu højere kvalitet i produktionen”, lyder det fra Per Albrektsen.

Forventede resultater

Karen Stenholt og Per Albrektsen nævner nogle konkrete mål, som de forventer, TWI-træningen kan skabe grundlaget for:

  • 30 procent færre arbejdsskader i forhold til 2013.
  • Bedre stabilitet på produktionsanlægget målt på oppetid.
  • Endnu mindre luft i postcontainere, så kapacitetsudnyttelse bliver højere og CO2-belastningen lavere.
  • Endnu mere fokus på kunden gennem hele værdikæden.
  • Hurtigere forankring af forandringer og dermed stabilisering af processer.

Systematisk og menneskeligt

Det er tydeligt, at Karen Stenholt og Per Albrektsen er begejstrede for TWI-konceptet. De taler meget om, at det er ”konkret, håndgribeligt og systematisk”, men også at det på samme tid er ”motiverende, anerkendende, baseret på menneskelige relationer, præget af empati”. De taler for eksempel om, hvordan målet med TWI er at ”få det tavse guld i organisationen og de enkelte medarbejdere frem”. 
”Perspektivet er, at vi starter med nogle få teams i august 2014 og gradvist uddanner flere jobtrænere og ruller TWI endnu mere ud. Vi erkender, at anbefalingen med at have én træner til 10 ”elever” giver mulighed for at styrke relationen mellem træner og ”elev”. Vi har derfor netop planlagt med uddannelse af yderligere 40 trænere inden sommerferien. Vi tror på, at andre dele af POST DANMARK PAKKEPRODUKTION kan blive interesserede i også at tage TWI til sig, når de ser, hvilke resultater, vi får skabt. Et af nøgleprincipperne i TWI er den meget grundige og systematiske træning af trænere, der skal sikre, at træningsmetoden er helt inde under huden, og at træningen netop ikke bliver ustruktureret sidemandsoplæring”, fortæller Karen Stenholt og Per Albrektsen.